Trong bài viết kế hoạch hoá nguồn nhân lực, IRDM có giới thiệu đến bạn thuật ngữ dự báo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Vì vậy, chúng tôi sẽ đi sâu vào khái niệm dự báo nguồn nhân lực là gì? Dự báo nguồn nhân lực để làm gì? các yếu tố tác động đến kết quả dự báo trong bài viết này.
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là gì
Cầu nhân lực là lượng nhân lực với chất lượng phù hợp cần có để thực hiện một hoặc chuỗi các công việc trong hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Bạn cần lưu ý cả 2 yếu tố: số lượng và chất lượng.
Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là dự đoán tình trạng thừa – thiếu nguồn nhân lực trong tổ chức tại một thời điểm nào đó trong tương lai. Từ đó những dự báo cầu nhân lực, nhà quản trị có cơ sở để chuẩn bị các phương án giải quyết kịp thời.
Có 2 loại dự đoán cầu nhân lực là ngắn hạn và dài hạn:
- Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực ngắn hạn áp dụng cho các khoảng thời gian ngắn không quá 1 năm. Phù hợp với các ngành sử dụng lao động thời vụ.
- Dự báo dài hạn thường áp dụng cho khoảng thời gian dài hơn (khoảng 3 năm đến 7 năm). Kết quả dự đoán cầu nhân lực này đi liền xuyên suốt với chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các vị trí cần dự đoán cầu nhân lực dài hạn thông thường là nhân sự cấp quản lý, bộ phận kế toán.
Tại sao cần dự đoán cầu nhân lực
Dự đoán cầu nhân lực là một trong các công tác quan trọng trong doanh nghiệp vì:
- Đây được xem là công cụ giúp tổ chức quản lý nguồn nhân lực hiệu quả. Qua dự báo, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được số lượng, chất lượng lao động cần thiết để đạt kết quả sản xuất kinh doanh mong muốn.
- Đưa ra được những giải pháp kịp thời để khắc phục những chênh lệch dự kiến trong nguồn lực nhân sự.
- Xác định trước vấn đề thừa – thiếu biên chế. Điều này gián tiếp làm tăng lòng trung thành của nhân viên trong công ty.
- Tiết kiệm chi phí hiệu quả khi sử dụng lao động thích hợp. Tránh từ trạng thừa người, thiếu việc.
Cơ sở xây dựng dự báo cầu nhân lực cho doanh nghiệp
Những cơ sở chúng tôi đề cập dưới đây là những thông tin đầu vào để đưa ra những dự báo gần nhất so với tình trạng nhân lực trong tương lai. Chúng bao gồm các cơ sở về thực trạng của doanh nghiệp như:
- Khối lượng việc làm cần hoàn thành theo từng thời điểm.
- Kết quả đánh giá cơ sở hạ tầng, công nghệ và khả năng vận hành của doanh nghiệp.
- Doanh nghiệp đang xây dựng nhân sự theo hướng nào?
- Lượng công việc yêu cầu những vị trí nào? số lượng nhân sự cần thiết là bao nhiêu?
- Khả năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp.
- Tỉ lệ trung bình các nhân viên nghỉ việc.
- Những tiêu chuẩn về chất lượng đối với sản xuất, cung cấp dịch vụ.
- Khả năng thu hút nhân tài và lao động có chuyên môn.
Trong lĩnh vực nguồn nhân lực, khả năng thu hút của doanh nghiệp được quyết định bởi các yếu tố:
- Mức cung nhân lực của thị trường lao động và sự chênh lệch so với nhu cầu tuyển dụng của các đối thủ khác trong cùng lĩnh vực.
- Ngưỡng phát triển của nền kinh tế của khu vực lao động.
- Sức thu hút từ thương hiệu cá nhân, doanh nghiệp.
- Mức đãi ngộ, lương, quyền lợi mà doanh nghiệp áp dụng.
Phương pháp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Tương tự những lĩnh vực dự báo khác, phương pháp dự báo định lượng và phương pháp định tính thường được sự dụng để dự báo cầu nhân lực trong các tổ chức. Vì vậy, IRDM sẽ giới thiệu tổng quan qua các phương pháp dự báo nhu cầu nguồn nhân lực này nhé!
Phương pháp định tính
Các phương pháp định tính có thể sử dụng để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực bao gồm:
- Tham khảo ý kiến chuyên gia. Kết quả dự báo của phương pháp này là lời khuyên từ một nhóm chuyên gia với kinh nghiệm dày dặn. Họ sẽ tiến hành bàn luận và xây dựng ý kiến, đưa ra dự báo lẫn giải pháp phù hợp. Về ưu điểm, phương pháp này giúp làm rõ tình trạng nhân lực một cách triệt để, và dự báo với góc nhìn đa chiều hơn. Tuy nhiên tồn tài một nhược điểm là kết luận của các chuyên gia sẽ bị ảnh hưởng bởi những người còn lại.
- Phương pháp delphi. Tương tự là tham khảo ý kiến chuyên gia như phương pháp trên. Tuy nhiên, họ không được tập trung lại mà phải đưa ra những thông tin cố vấn một cách độc lập. Hình thức có thể là mỗi người một phòng riêng, mỗi người 1 thời điểm hoặc mỗi người sẽ viết kết quả của mình vào tệp tài liệu. Nhờ vậy mà dự báo của họ được xây dựng khách quan hơn. Công việc của bạn là tổng hợp và quyết định phương án phù hợp nhất.
Phương pháp định lượng
Song song với các phương pháp định tính (nghe lời khuyên từ chuyên gia), bạn vẫn có thể áp dụng các phương pháp định lượng (sử dụng việc tính toán).
- Phân tích xu hướng. Những doanh nghiệp ổn định và không có quá nhiều thay đổi trong quá trình kinh doanh, sản xuất sẽ phù hợp với phương pháp này. Phương pháp này yêu cầu thông tin đầu vào bao gồm số lượng nhân viên theo từng giai đoạn. Từ đó, xây dựng biểu đồ gồm 2 trục: trục tung (mốc thời gian) và trục hoành (số lượng nhân viên). Thông qua biểu đồ, chúng ta phân tích xu hướng và dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai. Vì dự báo chỉ dựa trên 2 yếu tố nên phương pháp này có độ chính xác không cao, không thể hiện được sự tác động của các yếu tố khác đến kết quả dự báo.
- Phân tích tương quan. Phương pháp này tối ưu hơn phương pháp xu hướng vì phân tích sự tương quan giữa các yếu tố phụ thuộc nhau. Chẳng hạn, sau khi tham khảo các số liệu thu thập và tính toán được hệ số tương quan giữa các yếu tố, bạn có thể xác định được số lượng nhân viên cần có cho tổ chức. Các yếu tố phụ thuộc có thể là số lượng công việc, khối lượng việc làm, số lượng sản phẩm, doanh số… Tuy nhiên phương pháp này vẫn gặp phải hạn chế vì không đưa ra được dự báo chính xác nếu công ty thay đổi cơ cấu hay cập nhật công nghệ mới trong tương lai.
- Phương pháp hồi quy. Đây được xem là một trong những phương pháp đưa ra kết quả dự báo gần chính xác nhất. Đó là vì phương pháp này thể hiện được sự phụ thuộc của nhân viên đến với nhiều biến. Tuy nhiên phương pháp hồi quy vẫn phải thu thập một lượng lớn dữ liệu từ quá khứ và khá phức tạp để thực hiện.
Hiện nay, không cần biết quá nhiều về các phương pháp dự báo bạn cũng có thể đưa ra những kết luận phù hợp. Đó là nhờ sự phát triển của máy tính và công nghệ. Các chuyên gia về dự báo nguồn nhân lực hàng đầu đã kết hợp với công nghệ để cung cấp ra các chương trình dự báo chính xác và còn cung cấp cả phương án tối ưu nhất cho bạn.
Nhân tố ảnh hưởng nhu cầu nguồn nhân lực
Yếu tố bên ngoài
Các yếu tố bên ngoài thường là các yếu tố khó kiểm soát. Chúng ta chỉ có thể đưa ra các phương án khắc phục để giảm thiểu rủi ro. Các yếu tố này bao gồm:
- Tình trạng nền kinh tế. Tình trạng nền kinh tế ảnh hưởng rất nhiều đến nhu cầu nhân lực. Cụ thể, nếu nền kinh tế bị khủng hoảng, nhu cầu tuyển dụng sẽ giảm. Nhưng cầu nhân lực sẽ tăng khi nền kinh tế được phát triển.
- Thể chế chính trị và thay đổi pháp luật. Chính trị và Pháp luật tại từng quốc gia quyết định trực tiếp đến phương thức sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp trên lãnh thổ quốc gia đó. Vì vậy chỉ cần một sự thay đổi nhỏ trong Chính trị và Pháp luật thì cầu nhân lực sẽ thay đổi lập tức.
- Công nghệ – Kỹ thuật phát triển. Một trong các quy luật của thế giới là phát triển. Những nhà lãnh đạo luôn đề ra nhiệm vụ làm sao để làm nhanh hơn, nhiều hơn, nhưng ít tốn chi phí hơn. Với nền công nghệ kỹ thuật liên tục phát triển, biểu hiện về cầu nhân lực dễ thấy nhất chính là sự thiếu hụt nhân sự chất lượng cao. Và bởi sự thay thế của máy móc thiết bị nên dẫn đến tình trạng thừa số lượng người lao động tay nghề thấp.
- Sự cạnh tranh trong khu vực và thế giới. Ví dụ dễ thấy, từ cuối năm 2015, hội nghị AEC được thành lập và tạo nên sự chuyển dịch nguồn nhân lực mạnh mẽ trong khu vực. Bên cạnh cơ hội luân chuyển nhân sự sang các nước bạn, chúng ta cũng gặp thách thức với sự cạnh tranh trong nước nhà.
- Tiêu chuẩn công việc thay đổi. Nguyên nhân thường là do yêu cầu của bên mua về việc cắt giảm chi phí, hoặc thay đổi thiết kế, thành phần của sản phẩm. Vì vậy lượng công việc có thể tăng thêm (cần nhiều lao động hơn) hoặc bị cắt giảm đi (cần cắt giảm nhân sự).
Yếu tố bên trong
Kết quả kinh doanh kỳ vọng của tổ chức
Người lao động luôn là nguồn lực tác động trực tiếp đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Và đây cũng là mối quan hệ 2 chiều. Sau khi xác định được mục tiêu kinh doanh kỳ vọng trong từng thời điểm, các nhà quản trị sẽ xây dựng các chiến lược và xác định khối lượng công việc cần thiết cần thực hiện. Cầu nhân lực phần lớn sẽ phụ thuộc vào số lượng việc làm trên.
Cơ cấu doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức thường được quan tâm hơn tại các doanh nghiệp có quy mô lớn. Nguyên nhân đến từ sự biến động trong nhân sự. Vì vậy, dự báo nhu cầu nhân lực là nhiệm vụ cần thực hiện với độ chính xác cao nhằm cân đối cơ cấu trong tổ chức. Từ đó hạn chế được nhiều rủi ro, tổn thất trong doanh nghiệp.
Tuy nhiên, với các tổ chức có quy mô nhỏ thì dự báo cầu nhân lực vẫn quan trọng không kém. Công tác quản lý và xây dựng đội ngũ để phát triển sẽ được thực hiện tốt hơn với dự báo chính xác.
Định mức lao động
Định mức lao động được hiểu cơ bản là xây dựng thang mức độ công việc hiện có trong công ty, và xác định cho từng công việc hiện đang thuộc mức độ nào.
Thông qua định mức lao động, nhà quản trị sẽ phân chia về yêu cầu chất lượng tay nghề chi tiết hơn. Từ đó đưa ra các yêu cầu tuyển dụng với số lượng phù hợp nhất. Vì vậy cầu nhân lực cũng bị ảnh hưởng với định mức lao động này.
Mô tả công việc
Mô tả công việc thể hiện được những kỳ vọng của nhà quản lý đối với người lao động. Thông qua đó, chúng ta và cả người lao động xác định được số lượng, tính chất của công việc, quyền và trách nhiệm đối với công việc đó.
Kết luận
Dự báo nguồn nhân lực luôn có tầm ảnh hưởng lớn đến công tác hoạch định nguồn nhân lực và quản trị doanh nghiệp. Và công tác này thường được thực hiện bởi các nhà quản trị nhân sự hoặc cả phòng ban nhân sự.
Thông qua bài viết này, IRDM hy vọng bạn đã hiểu hơn về công tác dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là gì? vai trò cũng như cách thức dự báo hiệu quả. Chúc bạn thành công
